Renseignements personnels

Introduction

La société IRVING OIL LIMITED (« IRVING OIL ») se conforme à des pratiques équitables de traitement de l’information de ses clients et des personnes avec qui elle traite dans le cadre de ses activités.

Cette politique sur le respect de la vie privée énonce les lignes directrices et principes auxquels IRVING OIL se conforme pour protéger les renseignements personnels des clients et des autres personnes, que nous recevons, utilisons ou divulguons dans le cadre de nos activités.

L’objectif d’IRVING OIL est de promouvoir des pratiques responsables et transparentes dans la gestion des renseignements personnels, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et les lois provinciales applicables relatives à la protection de la vie privée.

Cette politique sur le respect de la vie privée intègre les 10 principes du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CAN/CSA-Q830-96) qui a été publié en mars 1996 à titre de norme nationale du Canada. Elle intègre aussi les dispositions de la partie 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, chap. 5.
 

PORTÉE DE CETTE POLITIQUE

Aux fins de cette politique sur le respect de la vie privée, « renseignements personnels » désigne les renseignements personnels au sujet d’un client ou client potentiel d’IRVING OIL ou d’autres personnes avec qui IRVING OIL traite dans le cadre de ses activités. Les renseignements personnels des clients d’IRVING OIL comprennent ceux sur le service aux clients et la facturation, les dossiers de facturation et de paiement, les antécédents en matière de crédit, les achats d’équipement et dossiers de paiement, les demandes de crédit et dossiers de demandes de crédit et la correspondance ou les fichiers des demandes de renseignements, des services ou des réclamations. La définition de client est donnée à la section des définitions ci-dessous.

Cette politique s’applique à IRVING OIL et à ses sociétés affiliées et filiales. Les renseignements personnels peuvent être transmis entre Irving Oil et ses sociétés affiliées et filiales.

Cette politique sur le respect de la vie privée ne s’applique pas aux renseignements personnels des employés d’IRVING OIL ni aux renseignements relatifs à nos activités ou aux sociétés de notre clientèle.

ARTICLE 1 – DÉFINITIONS

1.1

1.2

Consentement – l’acceptation volontaire de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels à des fins données. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut venir directement de la personne ou d’un représentant autorisé. Le consentement explicite peut se donner verbalement, par écrit ou sous forme électronique, mais il est toujours non équivoque et ne nécessite aucune déduction de la part d’IRVING OIL. Le consentement implicite peut se déduire raisonnablement de l’acte ou de l’inaction d’une personne.

1.3

Client – une personne, client résidentiel ou client potentiel, qui obtient ou utilise les produits ou services d’IRVING OIL ou demande à les obtenir ou utiliser.

1.4

Divulgation – rendre des renseignements personnels accessibles à une entité commerciale d’IRVING OIL constituée séparément ou à une tierce partie qui ne fournit pas de services à IRVING OIL.

1.5

Renseignements personnels – renseignements sur une personne qui peut être identifiée, à l’exclusion du nom, du titre, de l’adresse professionnelle et du numéro de téléphone d’affaires d’un employé d’une organisation.

1.6

Tierce partie – une personne ou organisation externe à IRVING OIL qui ne lui fournit pas de services.

1.7

Utilisation – le traitement, la manipulation et la gestion de renseignements personnels par et dans les entités commerciales d’IRVING OIL.

ARTICLE 2 – RÉSUMÉ DES PRINCIPES

2.1

2.2

Principe 2 – Indiquer les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis
IRVING OIL indiquera à quelles fins elle collecte des renseignements personnels au moment où ils sont recueillis ou avant.

2.3

Principe 3 – Obtenir le consentement
IRVING OIL obtiendra le consentement des personnes avant ou au moment de collecter, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels, sauf dans les cas où la loi l’interdit ou le permet. Lors de l’obtention du consentement, IRVING OIL fera des efforts raisonnables pour que les personnes comprennent comment leurs renseignements personnels seront utilisés et divulgués par elle.

2.4

Principe 4 – Limiter la collecte de renseignements personnels
IRVING OIL limitera la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins indiquées par elle. IRVING OIL recueillera les renseignements personnels par des moyens honnêtes et licites.

2.5

Principe 5 – Limiter l’utilisation, la divulgation et la rétention de renseignements personnels
IRVING OIL n’utilisera pas et ne divulguera pas de renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou dans les cas où la loi l’exige ou le permet. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire pour parvenir à ces fins.

2.6

Principe 6 – Veiller à l’exactitude des renseignements personnels
IRVING OIL veillera à ce que les renseignements personnels restent exacts, complets et à jour pour les fins auxquelles ils doivent servir.

2.7

Principe 7 – Sauvegarder les renseignements personnels
IRVING OIL protégera les renseignements personnels au moyen de mécanismes de sécurité appropriés compte tenu du caractère délicat de ces renseignements.

2.8

2.9

2.10

Principe 10 – Contester la conformité
Un client d’IRVING OIL peut contester la manière dont la société se conforme aux principes susmentionnés auprès de la personne désignée par IRVING OIL à cette fin.

ARTICLE 3 – POLITIQUE SUR LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE EN DÉTAIL

3.1

Principe 1 – Responsabilité
IRVING OIL est responsable de tous les renseignements personnels sous son contrôle, y compris ceux transmis pour traitement à des tierces parties.

3.1.1

L’agent de protection de la vie privée est responsable du respect de cette politique, même si d’autres personnes chez IRVING OIL sont chargées des tâches quotidiennes de collecte et de traitement des renseignements personnels et peuvent agir au nom de l’agent de protection de la vie privée.

3.1.2

L’identité des personnes désignées par IRVING OIL pour surveiller le respect de cette politique sera annoncée à l’intérieur de l’entreprise et sera communiquée aux gens de l’extérieur sur demande.

3.1.3

IRVING OIL utilisera des moyens contractuels ou autres pour protéger les renseignements personnels transmis à des fournisseurs de services pour traitement, par exemple pour des services commerciaux.

3.1.4

IRVING OIL mettra en place des politiques et pratiques pour appliquer cette politique, notamment :

3.1.4.1

mettre en place des procédures pour protéger les renseignements personnels et surveiller la conduite de cette politique sur le respect de la vie privée;

3.1.4.2

établir des procédures de réception et de traitement des réclamations et demandes de renseignements;

3.1.4.3

former le personnel pour qu’il comprenne nos politiques et pratiques et les respecte;

3.1.4.4

élaborer du matériel d’information destiné au public pour expliquer les politiques et pratiques d’IRVING OIL.

3.2

Principe 2 – Indiquer les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis
IRVING OIL indiquera à quelles fins elle collecte des renseignements personnels au moment où ils sont recueillis ou avant.

3.2.1

IRVING OIL collecte, utilise et divulgue des renseignements personnels aux fins suivantes :

3.2.1.1

créer et administrer les comptes des clients;

3.2.1.2

dans le cas d’un client ou client potentiel qui demande un crédit, obtenir les dossiers et antécédents de crédit afin d’évaluer les demandes de crédit et de connaître les défauts de paiement;

3.2.1.3

recouvrer les sommes dues;

3.2.1.4

comprendre les besoins et préférences de la clientèle; développer et améliorer nos produits et services;

3.2.1.5

faire le marketing de nos produits et services, à moins que le client fasse le choix contraire;

3.2.1.6

respecter les exigences de la loi;

3.2.1.7

répondre aux demandes, notamment celles faites par téléphone à notre centre de service à la clientèle ou par l’entremise du site web d’IRVING OIL.

3.2.2

IRVING OIL ne divulguera pas de renseignements personnels à caractère délicat (p. ex. financiers) à des tierces parties et ne fera pas circuler de tels renseignements entre ses entités commerciales à des fins de marketing. Les clients peuvent refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à des fins de marketing par des entités commerciales d’IRVING OIL ou des tierces parties et qu’ils leur soient divulgués à de telles fins (voir l’article 3.3.7 ci-dessous).

3.2.3

Au moment où les renseignements sont recueillis, une personne sera informée des fins auxquelles ils le sont. Une personne peut recevoir ou demander en tout temps une explication de l’utilisation faite de ses renseignements personnels.

3.2.4

Si IRVING OIL envisage d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à une fin qui n’a pas encore été indiquée, la nouvelle fin devra être précisée avant la nouvelle utilisation. Si la nouvelle fin n’est pas exigée ou permise par la loi, il est nécessaire d’obtenir le consentement de la personne avant de pouvoir utiliser ou divulguer les renseignements à cette fin.

3.3

Principe 3 – Obtenir le consentement
IRVING OIL obtiendra le consentement des personnes avant ou au moment de collecter, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels, sauf dans les cas où c’est sans objet. Lors de l’obtention du consentement, IRVING OIL fera des efforts raisonnables pour que les personnes comprennent comment leurs renseignements personnels seront utilisés et divulgués par elle.

3.3.1

Tous les cas où IRVING OIL peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l’insu ou sans le consentement d’une personne sont ceux prévus ou permis par la loi. Par exemple, IRVING OIL peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sur une personne si c’est clairement dans l’intérêt d’une personne et qu’il n’est pas possible d’obtenir le consentement en temps opportun, par exemple si quelqu’un est gravement malade ou frappé d’incapacité ou dans les cas d’urgence constituant une menace pour la vie, la santé ou la sécurité.

3.3.2

IRVING OIL fera des efforts raisonnables pour veiller à ce qu’une personne soit avisée des fins déterminées auxquelles des renseignements personnels seront utilisés ou divulgués. Ces fins seront énoncées d’une manière qui peut être comprise raisonnablement par la personne.

3.3.3

En général, c’est au moment de la collecte des renseignements personnels qu’IRVING OIL demandera la permission de les utiliser et de les divulguer. Cependant, IRVING OIL peut demander ce consentement ultérieurement, mais avant que les renseignements personnels servent ou soient divulgués à une nouvelle fin.

3.3.4

IRVING OIL ne conditionnera la fourniture de renseignements ou de services à une personne à l’obtention du consentement de cette dernière à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels que si cette collecte, cette utilisation ou cette divulgation sont nécessaires pour fournir les renseignements ou les services.

3.3.5

Pour déterminer la forme de consentement appropriée, IRVING OIL tiendra compte du caractère délicat des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses clients quant aux fins pour lesquelles elle peut utiliser ou divulguer ces renseignements.

3.3.6

Un client peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable. Les clients peuvent demander à IRVING OIL des renseignements supplémentaires sur les conséquences d’un retrait de consentement.

3.3.7

Les clients ou d’autres personnes peuvent retirer ou refuser leur consentement à l’utilisation de leurs renseignements personnels à des fins de marketing en communiquant avec le centre de service à la clientèle au 1-800-IRVING-1.

3.4

Principe 4 – Limiter la collecte de renseignements personnels
IRVING OIL limitera la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins indiquées par elle. IRVING OIL recueillera les renseignements personnels par des moyens honnêtes et licites.

3.5

Principe 5 – Limiter l’utilisation, la divulgation et la rétention de renseignements personnels
IRVING OIL n’utilisera pas et ne divulguera pas de renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou dans les cas où la loi l’exige ou le permet. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire pour parvenir à ces fins.

3.5.1

IRVING OIL a une politique sur la conservation des dossiers qui précise la durée de leur tenue. Les renseignements personnels ne sont accessibles qu’au personnel d’IRVING OIL et aux fournisseurs de service qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.

3.5.2

IRVING OIL détruit, efface ou anonymise les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins auxquelles ils étaient destinés.

3.6

Principe 6 – Veiller à l’exactitude des renseignements personnels
IRVING OIL veillera à ce que les renseignements personnels restent exacts, complets et à jour pour les fins auxquelles ils doivent servir.

3.6.1

Les renseignements seront assez exacts, complets et à jour pour réduire au minimum le risque que des renseignements inappropriés servent à prendre une décision au sujet d’une personne.

3.6.2

IRVING OIL mettra à jour les renseignements personnels sur les clients de façon suivie, lorsque ce sera nécessaire aux fins énoncées dans cette politique ou sur avis de la personne.

3.7

Principe 7 – Sauvegarder les renseignements personnels
IRVING OIL protégera les renseignements personnels au moyen de mécanismes de sécurité appropriés compte tenu du caractère délicat de ces renseignements.

3.7.1

IRVING OIL utilisera des mécanismes de sécurité appropriés pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ou contre un accès, une divulgation, une copie, une utilisation ou une modification qui ne seraient pas autorisés, peu importe la forme sous laquelle les renseignements sont détenus.

3.7.2

IRVING OIL protégera les renseignements personnels transférés à des tierces parties qui lui fournissent des services au moyen de dispositions contractuelles ou d’autres ententes stipulant la confidentialité des renseignements, restreignant les fins auxquelles ils peuvent servir et interdisant leur divulgation à des tiers, sauf dans la mesure permise par cette politique sur la protection de la vie privée.

3.7.3

IRVING OIL fera comprendre à ses employés l’importance de la confidentialité des renseignements personnels.

3.8

Principe 8 – Faire preuve de transparence en matière de politiques et procédures
IRVING OIL fera en sorte que les personnes et employés aient un accès aisé à des renseignements précis concernant ses politiques et procédures sur la gestion des renseignements personnels.

3.8.1

IRVING OIL fera preuve de transparence à propos de ses politiques et procédures au sujet de la gestion des renseignements personnels. Il sera possible d’obtenir des renseignements sur ses politiques et procédures à un coût minime et sans effort déraisonnable. Ces renseignements seront rendus accessibles sous une forme généralement compréhensible.

3.8.2

Les renseignements qu’IRVING OIL donnera comprendront :

3.8.2.1

les nom, titre et adresse de la personne responsable des politiques et procédures chez IRVING OIL, à qui les réclamations et demandes peuvent être adressées;

3.8.2.2

les moyens d’avoir accès aux renseignements personnels détenus par IRVING OIL;

3.8.2.3

une description du genre de renseignements personnels détenus par IRVING OIL, y compris une présentation générale de leur utilisation par la mise à disposition de cette politique de la protection de la vie privée;

3.8.2.4

un exemplaire des documents qui décrivent les politiques, normes et/ou codes d’IRVING OIL sur la protection de la vie privée.

3.9

Principe 9 – Donner accès aux renseignements personnels
Sur demande écrite et sous réserve des exemptions prévues par la loi, IRVING OIL doit informer un client de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et lui donner accès à ces renseignements. Une personne pourra contester la nature exacte et complète de ces renseignements et les faire corriger au besoin.

3.9.1

Sur demande écrite, IRVING OIL fera savoir à une personne si la société détient des renseignements personnels à son sujet et quelle en est la source, si cette donnée est disponible. Si elle possède de tels renseignements, IRVING OIL permettra à la personne ou à l’employé d’y avoir accès. En outre, IRVING OIL indiquera à quelles fins ils ont été ou sont utilisés et, s’il y a lieu, à quelles tierces parties ils ont été divulgués.

3.9.2

IRVING OIL peut demander qu’une personne ou un employé fournisse assez de renseignements pour permettre à la société de rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels. Dans un tel cas, les données fournies ne serviront qu’à cette fin.

3.9.3

Dans certains cas, il est possible qu’IRVING OIL ne puisse pas donner accès à tous les renseignements personnels qu’elle détient sur une personne. Par exemple, elle pourrait ne pas donner accès à des renseignements si un tel accès devait avoir pour conséquence vraisemblable la divulgation de renseignements personnels sur une tierce partie ou présentait un risque raisonnable de constituer une menace pour la vie ou la sécurité d’une autre personne. En outre, IRVING OIL pourrait ne pas donner accès à des renseignements si leur divulgation révélait des données commerciales confidentielles ou constituait une violation du secret professionnel d’un avocat ou si les renseignements provenaient d’un processus officiel de règlement de différends ou ont été recueillis dans le cadre d’une enquête sur le non-respect d’un accord ou d’une loi fédérale ou provinciale. Si elle ne peut donner accès à des renseignements personnels, IRVING OIL indiquera les raisons pour lesquelles elle refuse cet accès, à moins que la loi lui interdise de le faire.

3.9.4

IRVING OIL répondra à la demande d’une personne dans un délai raisonnable et à un coût minime ou sans frais (pourvu que les dépenses faites par IRVING OIL dans ce but soient couvertes). Les renseignements demandés seront fournis ou rendus accessibles sous une forme généralement compréhensible.

3.9.5

Si une personne ou un employé conteste à bon droit l’exactitude ou le caractère complet de renseignements personnels, IRVING OIL corrigera, supprimera ou ajoutera les renseignements nécessaires. Au besoin, les renseignements corrigés seront transmis aux tierces parties qui ont accès aux renseignements en question.

3.9.6

Si la contestation de l’exactitude ou du caractère complet des renseignements personnels n’est pas réglée à la satisfaction d’une personne, le différend non réglé sera noté dans le dossier de la personne. Au besoin, les tierces parties qui ont accès aux renseignements en question seront avisées de l’existence du différend.

3.10

Principe 10 – Contester la conformité
Un client d’IRVING OIL peut contester la manière dont la société se conforme à cette politique auprès de la personne désignée par IRVING OIL à cette fin.

3.10.1

IRVING OIL mettra en place des procédures pour recevoir et traiter les réclamations ou demandes relativement à ses politiques et procédures sur le traitement des renseignements personnels. Le processus de réclamation sera facilement accessible et simple à utiliser. IRVING OIL peut demander à un client de remplir un formulaire de réclamation afin d’obtenir des renseignements précis et des détails raisonnables.

3.10.2

IRVING OIL enquêtera sur toutes les réclamations. Si elle trouve qu’une réclamation est justifiée, elle prendra les mesures appropriées, y compris, si nécessaire, la modification de ses politiques et procédures.

3.10.3

IRVING OIL informera de l’existence de ces procédures les personnes et les employés qui présentent une réclamation ou se renseignent sur les procédures de réclamation.

3.10.4

Pour en savoir plus sur les pratiques d’IRVING OIL en matière de protection de la vie privée ou pour déposer une réclamation, communiquez avec : Agent de protection de la vie privée, a/s Affaires juridiques, C.P. 1421, Saint John (Nouveau-Brunswick) E2L 4K1.

3.10.5

Si des personnes considèrent qu’IRVING OIL n’a pas répondu de manière satisfaisante à leur réclamation ou demande, elles peuvent s’adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à l’adresse ci-dessous.

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent, Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
Tél. : 613-995-8210
Sans frais : 1-800-282-1376
Fax : 613-947-6850
(www.priv.gc.ca/index_f.cfm)

• Pour obtenir un exemplaire de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, consultez le site web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à www.priv.gc.ca.
  
  Le code type de l’Association canadienne de normalisation (CSA) est l’annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Vous pouvez obtenir un exemplaire du Code type sur la protection des renseignements personnels auprès de l’Association canadienne de normalisation, 178, boul. Rexdale, Etobicoke (Ontario)  M9W 1R3